Penerapan Audit Sumber Daya Manusia Pada Perguruan Tinggi

Hj. Wien Dyahrini, S.E., M.S.I., M.S.I.E., Dosen Fakultas Bisnis dan Manajemen Universitas Widyatama

Dalam dunia usaha yang sangat komplek saat ini tidak dapat dilupakan peran penting Sumber Daya Manusia (SDM) yang dimiliki institusi seperti perguruan tinggi, organisasi bisnis, organisasi bisnis jasa, atau korporasi. Sumber daya manusia (SDM) merupakan aset potensial organisasi dan berperan penting dalam pencapaian tujuan organisasi. Sumber daya manusia diibaratkan motor penggerak sebuah organisasi. Sebagus apapun tujuan, visi, misi, dan strategi organisasi tidak akan berguna apabila sumber daya manusianya tidak diperhatikan dan dikelola dengan baik. Sebuah organisasi juga tidak akan berkembang apabila sumber daya manusia di dalamnya tidak mempunyai rasa memiliki (sense of belonging) dan keinginan untuk memajukan organisasi dari dalam diri mereka. Disamping itu, SDM yang berkualitas tinggi akan menjadi nilai tambah organisasi dan membantu organisasi dalam pengambilan keputusan optimal, sehingga memberikan kontribusi bagi keunggulan bersaing organisasi (competitive advantage). Pengembangan sumber daya manusia juga akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi organisasi dalam mencapai tujuannya.

Untuk meningkatkan sumber daya manusia bagi sebuah institusi perguruan tinggi, sudah selayaknya apabila institusi perguruan tinggi memperhatikan kualitas sumber dayanya – hal ini adalah kualitas para pegawainya (dosen dan tenaga kependidikan), sehingga dapat diperoleh kualitas pegawai yang memiliki daya saing tinggi. Secara umum hal ini dikatakan sebagai manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi.

Kompetensi dapat dinyatakan sebagai sebuah konsep yang mengandung arti untuk menggabungkan unsur-unsur SPKJ yaitu penggabungan antara skill (ketrampilan), personal`s atribut (atribut perseorangan), knowledge ( ilmu pengetahuan) dan tercermin dari job behaviour (perilaku kinerja) yang terukur, dapat diamati sehingga dapat dievaluasi. Kompetensi adalah sebuah faktor yang dapat menentukan keberhasilan kinerja seseorang.Titik perhatian utama kompetensi adalah sebuah perbuatan yang merupakan perpaduan ketrampilan, atribut perseorangan dan ilmu pengetahuan. Sebagai dasar dan pemicu utama timbulnya manajemen berbasis kompetensi adalah adanya sebuah keinginan untuk menempatkan posisi seorang pegawai pada tempat atau jabatan yang sesuai dengan kualitas kemampuan pegawai tersebut, atau lazim dikatakan dengan sebutan the right man on the right place. Bagi dosen dapat dihitung dalam capaian angka kredit yang disyaratkan untuk pencapaian Jabatan Fungsional Dosen dan Kepangkatannya sesuai dengan ketentuan Dikti, sedangkan untuk tenaga kependidikan dilakukan dengan Kinerja atau Prestasi Kerja Individu.

Diawal telah dikatakan bahwa pengembangan SDM akan menjadikan organisasi baik perusahaan ataupun perguruan tinggi menjadi efektif dalam mencapai tujuannya. Efektivitas secara singkat dijelaskan oleh Bayangkara (2008:14) sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya. Selanjutnya Bayangkara (2008: 13), efisiensi sebagai ukuran proses yang menghubungkan antara input dan output dalam operasional perusahaan. Efektivitas dan efisiensi merupakan senjata organisasi perguruan tinggi dalam menghadapi persaingan bisnis dan seleksi perguruan tinggi yang ketat. Efektivitas dan efisiensi sebuah organisasi sangat tergantung pada baik dan buruknya pengembangan sumber daya manusia di dalam organisasi tersebut. Hal ini berarti diperlukan pengembangan sumber daya manusia semaksimal mungkin mengingat besarnya pengaruh sumber daya manusia pada organisasi.

Fungsi sumber daya manusia yang baik adalah yang mampu melihat sumber daya manusia di dalam sebuah organisasi perguruan tinggi sebagai sebuah aset yang perlu dipertahankan mengingat kontribusinya yang sangat besar terhadap keberhasilan organisasi, untuk itulah fungsi Departemen/ Bidang/Biro/Bagian sumber daya manusia (SDM) perlu memastikan bahwa pegawai yang bekerja adalah pegawai dengan kompetensi sesuai yang dibutuhkan organisasi serta memperhatikan pemberdayaan (empowerment) dan kepuasan pegawai yang akan berpengaruh pada kinerja (performance) mereka.

Untuk memastikan bahwa fungsi SDM telah berjalan dan memberikan kontribusi dengan baik dalam pencapaian keberhasilan institusi, maka institusi perlu melakukan penilaian (evaluasi) terhadap pelaksanaan program-program SDM yang telah dikembangkan dalam mencapai tujuan perguruan tinggi secara keseluruhan. Penilaian atau evaluasi ini digunakan untuk mengukur apakah pegawai sudah bekerja secara efektif dan apa saja kontribusi yang telah diberikan pegawai untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan perguruan tinggi tersebut.

Evaluasi dilakukan melalui audit atas sumber daya manusia yang dilaksanakan secara komprehensif untuk menciptakan perbaikan atas kekurangan – kekurangan dan mencari solusi atas hambatan-hambatan yang ditemukan dalam mencapai tujuan dari fungsi SDM. Secara singkat, audit merupakan suatu pengecekan pengendalian kualitas secara keseluruhan (overall quality control check ) terhadap aktivitas sumber daya manusia dalam suatu divisi atau organisasi dan dalam keadaan bagaimana aktivitas tersebut mendukung strategi organisasi (George F. Biles). Melalui audit manajemen sumber daya manusia, kebijakan sistem kerja fungsi SDM dapat dinilai. Audit SDM juga diharapkan mampu meminimalkan bahkan menghilangkan gap antara kondisi yang diharapkan dengan praktik yang ada.

Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penjabaran secara lebih detail dari manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi adalah sebuah proses untuk merencanakan, mengorganisasi, melaksanakan serta mengendalikan semua aktifitas seorang pegawai dimulai sejak proses rekruitmen, pengembangan diri, perencanaan karier, evaluasi kerja, rencana suksesi, maupun sistem renumerasi hingga memasuki masa pensiun. Semua proses pengambilan keputusan didasari pada informasi akan kebutuhan dari kompetensi sebuah jabatan, serta kompetensi setiap individu guna menggapai tujuan perguruan tinggi. Sehingga tujuan dari manajemen sumber daya berbasis kompetensi adalah untuk menghasilkan hasil akhir yang diselaraskan dengan tujuan serta sasaran perguruan tinggi dengan menerapkan standar kinerja yang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.

Pengertian Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan (Arens, 1997). Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan SDM secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau organisasi, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu organisasi dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004). Hal ini diperkuat Gomez ?Mejia (2001), audit sumber daya manusia merupakan tinjauan berkala yang dilakukan departemen sumber daya manusia (SDM) untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia yang terdapat di dalam suatu organisasi. Dengan demikian, audit memberikan suatu perspektif komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan- undangan dan rencana-rencana strategis organisasi (dhi.perguruan tinggi).

Audit SDM merupakan suatu metode evaluasi untuk menjamin bahwa potensi SDM dikembangkan secara optimal (Rosari, 2008). Secara lebih terinci, audit SDM juga memberi feedback dan kesempatan untuk:

1. Mengevaluasi keefektifan berbagai fungsi SDM yang meliputi rekrutmen dan seleksi, pelatihan dan penilaian
2. Menganalisis kontribusi fungsi SDM pada operasi bisnis organisasi atau perguruan
3. Melakukan benchmarking kegiatan SDM untuk mendorong perbaikan secara
4. Mengidentifikasi berbagai masalah strategi dan administratif implementasi fungsi
5. Menganalisis kepuasan para pengguna pelayanan departemen SDM
6. Mengevaluasi ketaatan terhadap berbagai peraturan perundang- undangan, kebijakan dan regulasi
7. Meningkatkan keterlibatan fungsi lini dalam implementasi fungsi
8. Mengukur dan menganalisis biaya dan manfaat setiap program dan kegiatan SDM
9. Memperbaiki kualitas staf
10. Memfokuskan staf SDM pada berbagai isu penting dan mempromosikan perubahan serta kreatifitas

Tujuan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Ketika seseorang melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri, ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM nya. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain: 1) Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari, 2) Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement, 3) Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi, 4) Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.

Menurut Rivai (2004), audit SDM bertujuan untuk: 1) Menilai efektifitas SDM, 2) Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki, 3) Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam, 4) Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut.

Manfaat Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Wiliam B Wertther, Jr. dan Keith Davis menyebutkan beberapa manfaat dari audit SDM antara lain: 1) Mengidentifikasi kontribusi dari Departemen SDM terhadap organisasi, 2) Meningkatkan citra profesional Departemen SDM, 3) Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme yang lebih tinggi bagi karyawan Departemen SDM, 4) Memperjelas tugas- tugas dan tanggung jawab Departemen SDM, 5) Mendorong terjadinya keragaman kebijakan dan praktik-praktik SDM, 6) Menemukan masalah- masalah kritis dalam bidang SDM, 7) Memastikan ketaatan terhadap hukum dan peraturan, dalam praktik SDM, 8) Menurunkan biaya SDM melalui prosedur SDM yang lebih efektif, 9) Meningkatkan keinginan untuk berubah dalam Departemen SDM, 10) Memberikan evaluasi yang cermat terhadap sistem informasi SDM.

Pendekatan Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Ada tiga pendekatan utama dalam audit SDM, yang umum digunakan yaitu: 1) Menentukan ketaatan pada hukum dan berbagai peraturan yang berlaku, 2) Mengukur kesesuaian program dengan tujuan organisasi, 3) Menilai kinerja program.

Ruang Lingkup Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam pelaksanaan audit SDM untuk mendukung jalannya kegiatan- kegiatan SDM perlu dilakukan pembatasan terhadap aspek yang akan di audit. Secara garis besar, prospek audit SDM dilakukan terhadap fungsi SDM yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan SDM yang dimulai dari perencanaan SDM, perekrutan, penyeleksian, pelatihan, dan evaluasi kinerja SDM (Handoko, 1997).

Menurut Sherman & Bohlander, audit SDM memberikan peluang untuk: 1) Menilai efektivitas fungsi SDM, 2) Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur, 3) Menetapkan pedoman untuk penetapan standar, 4) Memperbaiki mutu staf SDM, 5) Meningkatkan citra dari fungsi SDM, 6) Meningkatkan perubahan dan kreatifitas,

7) Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM, 8) Memfokus staff SDM pada masalah masalah pentingm 9) Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.

Objek Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut:

1. Fungsi Perencanaan: Manpower Planning, Manpower Recruitment,

Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.

1. Fungsi Pengembangan: Training, Development, Coaching,
2. Fungsi Pemeliharaan: Industrial Relation, Coorporate Social Responsibility.
3. Fungsi Informasi & Teknologi: Personnel Data Base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
4. Fungsi Penghargaan dan Penghukuman: Compensation & Benefit,

Reward, Termination,and Punishment.

1. Fungsi Peningkatan kinerja: Performance Management System, Pay for

Aspek diatas merupakan sisi Hard Capabilities Organization karena masih banyak berkutat dalam hal sistem dan prosedur. Perkembangan

selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit adalah mengaudit aspek Soft Organization, antara lain: Budaya Organisasi, Audit Competency Staff SDM, Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya Manusia (SDM)

Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia dalam hal ini adalah pegawai, diantaranya:

1. Wawancara, wawancara dengan pegawai dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhkan perbaikan. Kritik dari pegawai dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
2. Kuesioner, karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuesioner-kuesioner untuk memperluas lingkup riset Selain itu, kuesioner juga dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
3. Informasi Eksternal, informasi adalah alat sentral dari tim Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas oraganisasi dapat dinilai.
4. Analisis Catatan
5. Eksperimen-Eksperimen Riset
6. Audit-Audit Internasional

Berdasarkan uraian diatas maka dapat dinyatakan betapa pentingnya peran dari Departemen/Bidang/Biro/Bagian SDM pada institusi perguruan tinggi. Untuk kasus perguruan tinggi dalam konteks ini diperlukan suatu kerjasama yang baik dengan usernya yaitu dari pihak fakultas, dan program studi. Secara khusus kiranya pada bagian ini dapat dipilih orangorang yang tepat berdasarkan kompetensi yang dimiliki, dan pengalaman. Karena hal ini akan banyak menentukan dalam kemajuan dan pengembangan bagi perguruan tinggi diwaktu yang akan datang.